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Was ist bei einem Fuhrpark datenschutzrechtlich zu beachten?

12.08.2019

Frage:

Wie gehe ich richtig mit Pool- und Firmenfahrzeugen um?

Antwort:

Bei der Antwort sind zwei Fälle zu unterscheiden.

1. Fall: Es gibt Poolfahrzeuge!

Das Fahrtenbuch der Poolfahrzeuge wird entweder manuell oder digital gepflegt. Es enthält ausschließlich pseudonymisierte Daten. Also Daten die keinen direkten und einfachen Rückschluss auf die natürliche Person (in diesem Fall Fahrzeugführer) zulassen. In diesem Fall liegt keine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO vor, weil keine personenbezogenen Daten erhoben werden.

Enthält das Fahrtenbuch jedoch personenbezogene Daten (z.B. Namen der Mitarbeiter), so ist es notwendig diese Verarbeitung als Verarbeitungstätigkeit zu dokumentieren und den Zweck, die Art und den Umfang der Datenverabeitung zu bestimmen.

2. Fall: Es gibt Firmenfahrzeuge!

Firmenfahrzeuge sind Fahrzeuge die ausgewählten Mitarbeitern für eine bestimmte Zeit zur Verfügung gestellt werden. Man kann auch von Leihgabe auf Zeit sprechen. Auch in diesem Fall ist die Art der Protokolls über die Leihgabe des Firmenfahrzeugs ausschlaggebend.

A) Der Mitarbeiter schießt eine Vertrag über die Leihgabe des Firmenfahrzeugs mit Deinem Unternehmen. Dies geht mit der Aufnahme personenbezogener Daten einher und somit ist es eine Verarbeitungstätigkeit die dokumentiert werden sollte.

B) Dein Unternehmen führt eine Liste über die Leihgaben von Firmenfahrzeugen. Auch hier hängt die Pflicht zur Dokumentation von der Art der Daten in der Tabelle ab. Gleich dem ersten Fall (Poolfahrzeuge), gilt auch hier: Werden personenbezogene Daten in der Liste geführt? Wenn ja, dann ist es eine Verarbeitungstätigkeit.

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Stephan Plesnik ist Datenschutzbeauftragter im unserem Team von Datenschutz ist Pflicht und Chefentwickler unseres online Datenschutz Management & Audit Systems. Hauptberuflich ist er Gedanken Architekt für Persönlichkeitsentwicklung & Unternehmensführung und begleitet Privatpersonen und Unternehmer auf ihrem Weg durch innovative und nachhaltige Veränderungen. Auf seinem Kanal „Make . Your . Self“ veröffentlicht er regelmäßig Videos zu spannenden Themen aus den Bereichen Vision Modeling, Unternehmenskultur, Kommunikationstraining und Prozessoptimierung durch digitale Transformation. Als studierter Musikproduzent nutzt er seine Kreativität, um seine Trainings in einzigartiger Weise mitreißend und spielerisch zu gestalten.

Datenschutz ist Pflicht“ ist eine Marke der Ing.-Büro Dr. Plesnik GmbH und beschäftigt ein großes Team von Datenschutzbeauftragten. Was uns auszeichnet sind die vielfältigen Spezialausbildungen unserer Datenschutzbeauftragten. So sind unsere Mitarbeiter IT-Sicherheitsbeauftragte, Fachinformatiker oder IT-Business-Architekten und nutzen ihre fundierten Kenntnisse der digitalen Technologien, um unseren Kunden den Datenschutz so einfach wie möglich zu gestalten.