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Was ist bei einem Fuhrpark datenschutzrechtlich zu beachten?

12 August 2019

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Frage:

Wie gehe ich richtig mit Pool- und Firmenfahrzeugen um?

Antwort:

Bei der Antwort sind zwei Fälle zu unterscheiden.

1. Fall: Es gibt Poolfahrzeuge!

Das Fahrtenbuch der Poolfahrzeuge wird entweder manuell oder digital gepflegt. Es enthält ausschließlich pseudonymisierte Daten. Also Daten die keinen direkten und einfachen Rückschluss auf die natürliche Person (in diesem Fall Fahrzeugführer) zulassen. In diesem Fall liegt keine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO vor, weil keine personenbezogenen Daten erhoben werden.

Enthält das Fahrtenbuch jedoch personenbezogene Daten (z.B. Namen der Mitarbeiter), so ist es notwendig diese Verarbeitung als Verarbeitungstätigkeit zu dokumentieren und den Zweck, die Art und den Umfang der Datenverabeitung zu bestimmen.

2. Fall: Es gibt Firmenfahrzeuge!

Firmenfahrzeuge sind Fahrzeuge die ausgewählten Mitarbeitern für eine bestimmte Zeit zur Verfügung gestellt werden. Man kann auch von Leihgabe auf Zeit sprechen. Auch in diesem Fall ist die Art der Protokolls über die Leihgabe des Firmenfahrzeugs ausschlaggebend.

A) Der Mitarbeiter schießt eine Vertrag über die Leihgabe des Firmenfahrzeugs mit Deinem Unternehmen. Dies geht mit der Aufnahme personenbezogener Daten einher und somit ist es eine Verarbeitungstätigkeit die dokumentiert werden sollte.

B) Dein Unternehmen führt eine Liste über die Leihgaben von Firmenfahrzeugen. Auch hier hängt die Pflicht zur Dokumentation von der Art der Daten in der Tabelle ab. Gleich dem ersten Fall (Poolfahrzeuge), gilt auch hier: Werden personenbezogene Daten in der Liste geführt? Wenn ja, dann ist es eine Verarbeitungstätigkeit.

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