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Wie wähle ich die richtige Video Conferencing Software aus?

10 Juni 2020

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Frage:

Wie wähle ich die richtige Video Conferencing Software aus?

Antwort:

Nicht nur in Zeiten der Corona-Krise arbeiten mehr und mehr Menschen von zu Hause. Meetings finden immer öfter online statt. Wie Du die richtige Video Conferencing Software auswählst und welche Punkte dabei zu beachten sind, möchten wir Dir nun erläutern und fokussieren uns dabei auf die datenschutzrechtlichen Aspekte.

Außerdem solltest Du, bevor die Auswahl des Anbieters erfolgt, Deinen Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten mit einbeziehen. Damit diese ihr fachliches Wissen mit einbringen können.

 

Egal ob Microsoft Teams, Zoom oder Blizz – In erster Linie muss die Video Conferencing Software natürlich Deine Anforderungen an eine gute und reibungslose Online Konferenzen erfüllen. Damit jedoch leider nicht genug. Auch rechtlich muss Dein Anbieter bestimmte Anforderungen erfüllen, damit Du die Videokonferenz DSGVO konform abhalten kannst. Dabei gilt hauptsächlich zu prüfen, wo der Hauptsitz des Herstellers ist. Denn Dein Anbieter muss die Daten mit ausreichender Sicherheit verarbeiten. Hiervon kannst Du grundsätzlich ausgehen, wenn der Anbieter in der EU ansässig ist. Dann gilt für ihn automatisch die europäische Datenschutzgrundverordnung.

Auch Anbieter aus den USA kannst Du verwenden, aber nur, wenn diese sich dem Privacy Shield angeschlossen haben. Das ist ein Abkommen zwischen den USA und der EU. Danach erkennt die EU das Datenschutzniveau eines US-Anbieter als DSGVO konform an. Der nächste Punkt ist die Auftragsverarbeitung. Demnach muss mit dem Anbieter Deiner Video Conferencing Software ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden, ehe Du Videokonferenzen datenschutzkonform verwenden kannst. Des Weiteren ist es wichtig zu überprüfen, welche datenschutzfreundlichen Voreinstellungen es gibt und ob sich der Hersteller bemüht hat, ein vernünftiges Datenschutzniveau schon im Voraus zu wahren; z.B. pseudonymisierte (Datenveränderung) und anonymisierte (Datenverschlüsselung) Erhebung, Speicherung und Verarbeitung der Daten.

Abschließend musst Du Deine Informationspflicht gegenüber Deinen Mitarbeitern, Kunden und Partnern wahren. Dazu empfehlen wir die Ausfertigung eines Datenschutzhinweise in welchem Du die Verwendung der ausgewählten Video Conferencing Software dokumentierst (Zweck, Art, Umfang, Datenkategorien, betroffene Personengruppen und Datenweitergabe). Diese Verarbeitung von pers. Daten muss ebenfalls als Verarbeitungstätigkeit, im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten protokolliert werden.

Wenn all diese Punkte abgeschlossen sind, kannst Du die Video Conferencing Software einsetzen. Dafür musst Du alle Nutzer vor der Benutzung über den Datenschutz informieren. Dies kannst Du beispielsweise in Deiner Datenschutzerklärung tun. Diese Hinweis sollte von allen Teilnehmern aktiv akzeptiert werden und somit lohnt es sich einen Prozess ähnlich der Kontaktformulare auf Deiner Webseite zu implementieren.

Wie das geht, zeigen wir Dir gerne in diesem Video:

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