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Wie kannst Du ein Großraumbüro DSGVO konform einrichten?

8 Juli 2020

In einem Großraumbüro ist die Möglichkeit zur effektiven Trennung von Datenverarbeitungen häufig nicht gegeben. So kann es passieren, dass unbefugte Mitarbeiter Kenntnis von personenbezogenen Daten erlangen. Dies passiert z.B. schnell in Situation die wir im ersten Moment für unbedenklich befinden.
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Frage:

Wie kannst Du ein Großraumbüro DSGVO konform einrichten?

Antwort:

In einem Großraumbüro ist die Möglichkeit zur effektiven Trennung von Datenverarbeitungen häufig nicht gegeben. So kann es passieren, dass unbefugte Mitarbeiter Kenntnis von personenbezogenen Daten erlangen. Dies passiert z.B. schnell in Situation die wir im ersten Moment für unbedenklich befinden.

📌 Mitarbeiter arbeiten in beengten Verhältnissen mit schützenswerten Informationen oder tauschen Daten
📌 Auf Schreibtischen liegen offene Aktenordner und Unterlagen herum
📌 Lautstarke Telefonat ermöglichen ein Mithören
📌 Ungeschützte Computerbildschirme sind für jeden, der daran vorbeiläuft,
problemlos einsehbar
📌 uvw. …

 

Schau dazu unser Video zum Thema: Datenschutz und IT-Sicherheit am Arbeitsplatz

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Schule außerdem alle Mitarbeiter die mit personenbezogenen Daten arbeiten bequem und effektiv mit unserer zertifizierten Datenschutz Online Schulung:

Schulung

Das Problem ist, wo sich viele Menschen auf engem Raum befinden, steigt das Risiko,
dass sensible Informationen in die Hände unberechtigter Personen gelangen. Dies kann schnell einen Widerspruch zum „Grundsatz der Datensparsamkeit“ (nur Mitarbeiter, die Daten/Informationen für ihre Aufgabe benötigen, sollen diese auch erhalten bzw. Zugriff darauf haben) darstellen.

Was kannst Du tun, um Dein Großraumbüro datenschutzkonform einzurichten?

👍 Betreibe Aufklärung und sensibilisiere, insbesondere auch Einbeziehung der Führungskräfte
👍 Ordne die Arbeitsplätze „richtig“ an: Benachbarte Tische für Mitarbeiter desselben Teams bzw. mit gleichen Aufgaben oder Projekten
👍 Optimiere die Raumgestaltung z.B. mit schallabsorbierenden Maßnahmen, Raumteilern oder Sichtschutz
👍 Clean-Desk heist Ordnung am Arbeitsplatz. Also keine offenen Dokumentablagen und vor allem aufgeräumte Tische (Dies ist ebenfalls ein gutes Training für verantwortungsvolle Teams)

 

 

👇👇👇
Schau Dir dazu gerne eine Methode Schaffung einer Unternehmenskultur für verantwortungsvolle Zusammenarbeit an!

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👍 Clear-Screen-Prinzip heist automatische Bildschirmsperren für alle elektronischen Geräte
👍 Achte auf abschliessbare Dokumentablagen, Aktenschränke, Container, etc. (Stelle geeignete Möbel zur Verfügung!)
👍 Nach Möglichkeit sollten Pausen und private Unterhaltungen nicht am Arbeitsplatz stattfinden. Richte hierfür separate Räume oder passende Möbel ein
👍 Ein Rückzugsraum für vertrauliche Gespräche und Telefonate ist ebenfalls empfehlenswert (Konferenzräume sicht- und schalldicht abgetrennt vom Großraumbüro oder schallisolierte Besprechungszellen, sind hier Beispiele)
👍 Achte auf ein klar geregeltes Besuchermanagement. Besucher, also fremde Personen, dürfen keine Einblick auf Bildschirme mit vertraulichen Informationen erhalten oder vertrauliche Gespräche mithören. Es sollte einen Besucherbereich mit angemessener Entfernung zu Arbeitsplätzen sowie Sicht- und Hörschutz definiert werden. Begleite Besucher durch die Räume.
👍 Schütze zentrale Ausgabegeräte (Drucker, Kopierer, Fax) mit Passwörtern, die erste nach der Freigabe die Dokumente bereitstellen.

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Tracking ist ein Begriff für die Verfolgung von Objekten. Im Falle des Internet User-Trackings, werden hierbei sensible Informationen zum Benutzerverhalten gesammelt und zu einem Bewegungs- sowie Verhaltensprofil zusammengeführt.

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Wer steckt dahinter?

Stephan Plesnik „Der Enabler“ ist Datenschutzbeauftragter im unserem Team von Datenschutz ist Pflicht. Hauptberuflich ist er Trainer, Coach und Mentor für Persönlichkeitsentwicklung & Unternehmensführung und befähigt Menschen auf ihrem Weg innovativer und nachhaltiger Veränderungen. Auf seinem Kanal „Make . Your . Self“ veröffentlicht er regelmäßig Videos mit Problemlösungen aller Art. Seine Spezialausbildungen reichen von Musik-, Film- und Grafikproduktion über IT-Sicherheit, Datenschutz bis zu Business Transformation Management.

Datenschutz ist Pflicht“ ist eine Marke der Ing.-Büro Dr. Plesnik GmbH und beschäftigt ein großes Team von Datenschutzbeauftragten. Was uns auszeichnet sind die vielfältigen Spezialausbildungen unserer Datenschutzbeauftragten. So sind unsere Mitarbeiter IT-Sicherheitsbeauftragte, Fachinformatiker oder IT-Business-Architekten und nutzen ihre fundierten Kenntnisse der digitalen Technologien, um unseren Kunden den Datenschutz so einfach wie möglich zu gestalten.