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Wie ich Führerscheinkontrollen DSGVO konform durchführen kann?

17 Juni 2020

Um die gesetzlich verpflichtende Führerscheinkontrolle bei Firmenwagennutzern umzusetzen, gibt es zwei gängige Möglichkeiten, die Du als Unternehmer umsetzen kannst. Entweder bildest Du dies intern über Formulare o. Ä. manuell ab oder Du nutzt elektronische Systeme externer Dienstleister.
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Frage:

Wie kann ich Führerscheinkontrollen DSGVO konform durchführen?

Antwort:

Um die gesetzlich verpflichtende Führerscheinkontrolle in Deiner Belegschaft durchzuführen, gibt es zwei gängige Möglichkeiten, die Du als Unternehmer umsetzen kannst. Entweder bildest Du dies intern über Formulare o. Ä. manuell ab oder Du nutzt elektronische Systeme externer Dienstleister.

Falls Du dich für die manuelle Umsetzung entscheidest, erfasst und verarbeitest Du personenbezogene Daten Deiner Mitarbeiter. Daher müssen auch bei einer internen Umsetzung der Führerscheinkontrolle datenschutzrechtliche Regeln berücksichtigt werden.

 

 

Wie müssen diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden?

Viele Unternehmen archivieren hierzu Fotokopien der Original-Führerscheine. Unabhängig von der Frage, ob dieses Vorgehen zur Umsetzung dieser Halterpflicht im Sinne der Datensparsamkeit überhaupt noch rechtlich zulässig ist, muss dieses Vorgehen dokumentiert werden. Sind diese Daten erfasst, müssen geeignete organisatorische und technische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten vor dem Zugriff Unbefugter umgesetzt und dokumentiert werden. Hiermit ist technischer bzw. organisatorischer Aufwand verbunden.

Möchtest Du das Ganze lieber online machen, da möglicherweise der ein oder andere Mitarbeiter oft unterwegs bzw. selten im Unternehmen ist, kannst Du dies auch über Dienste und Plattformen externer Dienstleister bewerkstelligen. Allerdings erfüllt nicht jeder Anbieter die nötigen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Bei der Suche nach dem passenden Anbieter für die automatisierte Führerscheinkontrolle ist dies ein kritischer Aspekt, da eine Auftragsverarbeitung stattfindet.

Bedeutet, auf den Servern (der Cloud) eines Dienstleisters sind Daten Deiner Mitarbeiter gespeichert. Hierbei musst Du bei der Auswahl des Anbieters darauf achten, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Anbieters die Anforderungen an eine sichere Auftragsverarbeitung erfüllen. Wird die Auftragsverarbeitung eines Anbieters regelmäßig geprüft, kannst Du dir sicher sein, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Auftragsverarbeitung erfüllt sind.Damit hast Du einen sehr klar definierten Prozess, wie Du mit einer Führerscheinkontrolle am besten umgehst. Zum Schluss kommt noch der wichtige Punkt, Deine Mitarbeiter ausreichend darüber zu informieren, warum Führerscheinkontrollen durchgeführt werden müssen und zusätzlich die Information darüber, welcher Art die Daten entsprechen und im welchem Umfang diese verarbeitet werden.

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Wer steckt dahinter?

Stephan Plesnik „Der Enabler“ ist Datenschutzbeauftragter im unserem Team von Datenschutz ist Pflicht. Hauptberuflich ist er Trainer, Coach und Mentor für Persönlichkeitsentwicklung & Unternehmensführung und befähigt Menschen auf ihrem Weg innovativer und nachhaltiger Veränderungen. Auf seinem Kanal „Make . Your . Self“ veröffentlicht er regelmäßig Videos mit Problemlösungen aller Art. Seine Spezialausbildungen reichen von Musik-, Film- und Grafikproduktion über IT-Sicherheit, Datenschutz bis zu Business Transformation Management.

Datenschutz ist Pflicht“ ist eine Marke der Ing.-Büro Dr. Plesnik GmbH und beschäftigt ein großes Team von Datenschutzbeauftragten. Was uns auszeichnet sind die vielfältigen Spezialausbildungen unserer Datenschutzbeauftragten. So sind unsere Mitarbeiter IT-Sicherheitsbeauftragte, Fachinformatiker oder IT-Business-Architekten und nutzen ihre fundierten Kenntnisse der digitalen Technologien, um unseren Kunden den Datenschutz so einfach wie möglich zu gestalten.