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Betroffenenanfrage, wie gehe ich damit um?

4 März 2020

Wichtig beim Umgang mit einer Betroffenenanfrage sind folgende drei (3) Schritte. 1. Betroffenenanfrage erkennen 2. Betroffenenanfrage beantworten 3. Abl...
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Frage:

Betroffenenanfrage, wie gehe ich damit um?

Antwort:

Wichtig beim Umgang mit einer Betroffenenanfrage sind folgende drei (3) Schritte.

1. Die Betroffenenanfrage erkennen

Als Erstes ist es wichtig, die Betroffenenanfrage zu erkennen und zu legitimieren. Dafür solltest Du alle Personen in Deinem Unternehmen für gewissen Betreffzeilen sensibilisieren. Diese können zum Beispiel wie folgt lauten:

  • „Frage zum Datenschutz“, „Welche Daten haben Sie von mir?“, „Bitte löschen Sie meine Daten“, „Abmeldung vom Newsletter“, usw.
  • Unzulässige Werbung, Spam oder Junk wird gerügt
  • Verwendung der Begriffe Information, Auskunft, Sperrung/Löschung, Einschränkung der – Verarbeitung oder Widerspruch
  • Der Datenschutzbeauftragte wird verlangt
  • Anwaltsdrohungen, Abmahnung oder Meldung an Datenschutzbehörden
Ebenso sind direkte Bezüge auf DSGVO Regelungen klare Hinweise auf eine Betroffenenanfrage. Dazu gehören:

  • Das Recht auf Auskunft (Auskunftsrecht)
  • Das Recht auf Sperrung oder Löschung
  • Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Das Recht auf Datenberichtigung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Widerspruchsrecht gegen eine zuvor erteilte Einwilligung

2. Die Betroffenenanfrage beantworten

Zunächst musst Du sicherstellen, das die Betroffenenanfrage legitim ist. Wie das im Detail funktioniert, stellen wir Dir in Kürze in einem weiteren Video vor. Wichtig ist, den Prozess nachweisen zu können, und deshalb solltest Du die Anfragen lückenlos schriftlich dokumentieren.

 

Nach der Legitimation der Anfrage ist es notwendig den zeitlichen Rahmen zur Beantwortung einzuhalten. Dieser ist mit dem Wort „sofort“ definiert und bedeutet übersetzt: „Innerhalb von 4 Wochen“. Sollte einer Deiner Auftragsverarbeiter die Anfrage erhalten, so muss diese unverzüglich an Dich (Verantwortlicher) weitergeben werden. Dies ist ebenfalls ein notwendiger Bestandteil eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

3. Ablauf der Beantwortung einer Betroffenenanfrage

Machen wir es kurz. Lade Dir hier unseren praktischen Ablaufplan zur Beantwortung einer Betroffenenanfrage herunter:

 

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Wer steckt dahinter?

Stephan Plesnik „Der Enabler“ ist Datenschutzbeauftragter im unserem Team von Datenschutz ist Pflicht. Hauptberuflich ist er Trainer, Coach und Mentor für Persönlichkeitsentwicklung & Unternehmensführung und befähigt Menschen auf ihrem Weg innovativer und nachhaltiger Veränderungen. Auf seinem Kanal „Make . Your . Self“ veröffentlicht er regelmäßig Videos mit Problemlösungen aller Art. Seine Spezialausbildungen reichen von Musik-, Film- und Grafikproduktion über IT-Sicherheit, Datenschutz bis zu Business Transformation Management.

Datenschutz ist Pflicht“ ist eine Marke der Ing.-Büro Dr. Plesnik GmbH und beschäftigt ein großes Team von Datenschutzbeauftragten. Was uns auszeichnet sind die vielfältigen Spezialausbildungen unserer Datenschutzbeauftragten. So sind unsere Mitarbeiter IT-Sicherheitsbeauftragte, Fachinformatiker oder IT-Business-Architekten und nutzen ihre fundierten Kenntnisse der digitalen Technologien, um unseren Kunden den Datenschutz so einfach wie möglich zu gestalten.